日々の勤務中、あなたはどのくらいパソコンの前にいますか？ 1日あたり10分短縮すると、年間では（休日105日の場合）約43時間に膨らみます。それだけの時間を他の仕事に回せたとしたら――。資料を見る人のために、どのように作れば理解されやすいか。そしてビジネスパーソンがよく使うマイクロソフトのWord（ワード）とExcel（エクセル）のどちらが、より早くきれいに仕上げられるか。パソコン講師の四礼静子さんと、基本ポイントを押さえていきましょう。 Excel編の第1回で、リスト表と集計表では作成時に書式が違うという点をお伝えしました。日常の業務では、集計の元となるリスト表がきちんと作成されていることが一番大切です。今回は、効率よく入力できるリスト表作成のコツをご紹介します。
情報の集合体であるリスト表を様々な角度から集計することにより、数字が持つたくさんの情報を引き出すことができます。Excelでは、この「情報の集合体であるリスト表」が一番重要で活用範囲が広い「最強の表」といえるでしょう。 リスト表には「CSVデータ」などを変換して作成するリスト表と、データを入力して作成するリスト表の2種類があります。CSVデータは、メモ帳やメールソフトといったExcel以外のほとんどのソフトで取り込んで編集できる汎用性の高いデータです。 CSVデータを変換して作るリスト表のように「既にデータありきの表」の精査では、関数を使用してデータの乱れを整えます。一方、ゼロからデータを入力して作るフォーマットのリスト表では、いかに入力しやすくミスが起こりにくいかが作成時のポイントになります。 さらに、リスト表の作成で重要なことは、項目（フィールド）に何が必要かをしっかりと考えて決めることです。例えば、リスト表に担当者名がないのに担当者別の集計を求めることはできません。どのような集計が行われるのかを考え、リスト表の項目を決めることが最初に行うことになります。そして項目が決まったら、それぞれの項目の「入力のしやすさ」を工夫していきます。
